Strategic sourcing
המערכת כוללת תהליך למציאה של ספק. יוצרים RFQ , פונים למספר ספקים, עושים השוואה, בוחרים ואז יוצרים הזמנת רכש או הסכם.
במידה והמתמודד שולח את הצעתו ב interactive forms, XML אז ניתן לקלוט אוטומטית למערכת לצורכי השוואה. במידה ומגיע במייל אז קולטים ידנית.
Purchase Requests
דרישות לרכש יכולות להגיע מתהליך התכנון supply planning, מתכנון של פרויקט, מיצירה ישירה יזומה של המשתמש וכדומה.
Purchase Orders
ניתן להגדיר כללים ליצירה אוטומטית של הזמנות. ניתן להגדיר סכום אשר מעליו יחייב אישור ההזמנה טרום שליחתה לספק. ניתן להגדיר גם מדרג של מאשרים.
לאחר שההזמנה נשלחת לספק, הוא יכול להחזיר אישור Receive Acknowledgement
והוא גם יכול לעדכן שינויים בהזמנה, לדוגמא שינוי במועדי ההספקה , הכמויות וכדומה.
ניתן לדחות את השינויים הללו, לבטל את ההזמנה וליצור הזמנה אחרת לספק אחר.
ניתן כמובן לאמץ את השינויים. במידה ולדוגמא הספק מפצל את מועדי ההספקה, לשני מועדים שונים עם פיצול הכמויות, אז במידה ומאמצים את השינוי, אז זה יוצג במסך supply planning .
במידה והספק שולח את Acknowledgement ב interactive forms, XML אז ניתן לקלוט אוטומטית למערכת. במידה ומגיע במייל אז קולטים ידנית.
Goods Receipt Process
קיימים מודלים פשוטים ומורכבים לתהליך של קבלת המלאי. בתהליך פשוט המלאי ישר נכנס למחסן בעוד בתהליך מורכב המלאי מגיע קודם לכן לאזור קבלה ורק לאחר בדיקה מועבר למחסן כולל משימות tasks שיש לבצע במחסן.
בתהליך המורכב ניתן ליצור את השלבים הבאים:
- Advanced Shipping Notification (ASN) התראה שהמשלוח בדרך
- Inbound Delivery Notification (IDN) התראה על כניסה למלאי
- Unload with Warehouse Tasks פריקת הפריטים שהגיעו מהמשלוח ויצירת משימות לביצוע במחסן
- Put Away with Warehouse Task העברת הפריטים משטח הקבלה למחסן
קיים גם תהליך של בקרת איכות לפריטים. יכול להיות תהליך מתוכנן , יכול להיות גם לא מתוכנן. בסוף התהליך , לאחר שמאשרים את הכמות שהגיע, נוצר מסמך Delivery
Invoicing
במרכז העבודה supplier invoicing יופיעו המסמכים של Delivery שנוצרו בשלב הקודם של הכניסה למלאי. ניתן לבחור מסמך ולהפוך לחשבונית.
במידה והסכום שהגיע בחשבונית שונה מהמסוכם בהזמנה, המערכת תיצור exception ויהיה צורך לבדוק זאת.
Evaluated receipts settlement (ERS) תהליך אוטומטי ליצירת חשבונית על בסיס הכמות שהתקבלה והזמנת הרכש.
לאחר ביצוע post לחשבונית, נעשה רישום פיננסי.