ByDesign Finance פיננסים

SAP ByDesign Finance פיננסים

מערכת ByDesign Finance פיננסים תומכת בנושאים העיקריים הבאים:  Financial and Management Accounting, Cash Flow Management ומאפשרת להפיק דיווחים לגורמי חוץ , כגון :   , Balance Sheet ,     Income Statement ,   Statement of Cash Flows ודיווחים ובקרות פנימיים בארגון, לפי segment , profit center , cost center.

הרישום בספרים מתבצע לפי local set of books  , ובנוסף יכול להירשם בספרים נוספים, כגון: Set of Books US-GAAP , Set of Books IFRS   וכדומה.

ככלל המערכת תומכת בתהליכים אוטומטיים, כגון, קליטת דפי בנק, ריצות תשלום וכדומה, ומציפה לבקרה וטיפול את החריגים בלבד.

תהליכי סוף התקופה וסוף השנה, מבוצעים בשיטה אחידה ומפשטים את תפעול המערכת.

למערכת תמיכה בשיטות שונות של הכרה בהכנסה ובתאם לעקרונות שונים של חשבונאות.

ByDesign Finance פיננסים - AR

ByDesign Finance פיננסים כולל 2 תהליכים מרכזיים:

  • Customer invoice  – הפקה של חשבוניות ( הפקה ידנית מתוך הצעה לחשבונית שמתקבלת מתהליך המכירה, פרויקט וכדומה, הפקה אוטומטית ע”י Invoice run , והפקה ידנית יזומה ללא ייחוס, לדוגמא, כאשר מוכרים נכס).
  • Dunning – תהליך הגביה מהלקוחות, כולל ריצה Dunning run ובסופה שליחה של מכתב / מייל ללקוח. יש דוחות שמציגים את מספר הימים שהלקוחות לא שילמו. ניתן לחסום לקוח ל dunning , כלומר להמתין אתו עם תהליך הגביה. ניתן להגדיר תאריך תוקף שעד אליו ממתינים עם הגביה ללקוח. ניתן גם לקבוע עמלה fee שתתווסף למכתב הגביה.         

ByDesign Finance פיננסים - AP

ניתן ליצור חשבוניות ספק בדרכים הבאות:

  • Manual – במרכז העבודה supplier invoice בוחרים רשומות שממתינות לחשבונית, כמו Delivery inbound לדוגמא ואז יוצרים חשבונית. מבצעים השוואה אל מול הפלט שהגיע בפועל, מעדכנים וקולטים. כמובן שבמידה ויש פערים, יש לטפל בהם GR/IR Clearing .
  • Invoice run – מתזמנים ריצה קבועה מחזורית ליצירה של חשבוניות ספק. ניתן להגדיר תוקף ליצירת חשבונית, נניח חשבונית של שכירות שמגיעה אחת לחודש, אז ניתן להגדיר את מועד סיום החוזה.
  • סריקה ידנית–   סורקים את החשבונית ויוצרים קובץ PDF וגם קובץ TXT/RTF אשר נשמרים בספריה מסוימת. יש להתקין SAP Collaboration window באמצעותו קולטים את הקובץ, בודקים ומטפלים בבעיות, ואז ניתן לקלוט ולהמשיך את התהליך.

Expense and Reimbursement Management

ByDesign Finance פיננסים כולל ניהול הוצאות והחזר

התהליך יכול להתבצע ב 2 דרכים:

  • ישירות ע”י העובד במרכז העבודה self service  
  • ע”י גורם אחר ( מנהל / מזכירה) במרכז עבודה Travel & Expense

ניתן לקלוט את ההוצאות ע”י סריקה של הקבלות למערכת.

ניתן גם להוסיף לתהליך Audit וגם Approval process .

ByDesign Finance פיננסים - Payment

מערכת ByDesign Finance תומכת בתהליכים אוטומטיים, ריצות תשלום, להעברת הכסף לספקים ולעובדים (החזר הוצאות לדוגמא).

יש שיטות תשלום שונות. חלק משיטות התשלום רלוונטיות למדינות מסוימות, לדוגמא SEPA direct debit רלוונטי לגרמניה, או Bill of exchange רלוונטי לצרפת ועוד. 


למערכת Electronic payment formats סטנדרטיים מוכנים. במידה ונדרש פורמט חדש אז ניתן להגדיר אותו:

  • Business Configuration – במידה ונדרש פורמט פשוט ניתן להשתמש ביכולות קונפיגורציה מוכנות של המערכת.

  • SAP Cloud Applications Studio  – עבור מקרים בהם יש לפתח פורמט מורכב יותר.

יש גם אינטגרציה לספקי תשלום חיצוניים כמו חברות לסליקת אשראי, בנקים וכדומה. 

Processing Bank Statements

ByDesign Finance פיננסים כולל תהליך של קליטת דפי בנק וביצוע אוטומטי של התאמות אל מול הספרים. קיימים פורמטים רבים של קובצי הבנק. במערכת הוגדרו פורמטים שכיחים נפוצים.

שורות בנק שהמערכת לא מצליחה להתאים, יעודכנו ידנית ע”י המשתמש.

התהליך נעשה ב 2 שלבים:

Payment allocation

שיוך תנועת הבנק ל payment area כמו AP, AR, Tax.

שיוך אוטומטי ל business partner הרלוונטי – לדוגמא הספק הרלוונטי, הלקוח הרלוונטי וכדומה.

Payment Clearing

Automatic matching of payment with open item

התאמה אוטומטית לתנועות שפתוחות ( חשבונית לקוח , חשבונית ספק לדוגמא).

Processing Petty Cash Payments

ניהול קופות מזומנים – מספר קופות שונות.

מערכת ByDesign Finance פיננסים מאפשרת תנועות נכנסות ויוצאות.

התנועות יכולות להיות עם :

  • reference to items
  • Direct posting to G/L account
  • Cash transfer – בין קופות, בין הבנק לקופה.

ניתן גם ליצור אינטגרציה לחנות POS- point of sale לצורך קליטה של תקבולים, כמו כרטיסי אשראי, מזומן וכדומה. 

Monitoring Cash and Liquidity

בקרה אחר מצב המזומנים היום ותחזית Cash flow

מצב המזומנים להיום Cash Position

מתייחס ליתרות שיש בבנקים ובקופות המזומנים.

נלקחות בחשבון היתרות שיש ובנוסף תנועות בדרך. לדוגמא, ביצענו פעולה של העברת כסף מקופה לחשבון בנק, או ששלחנו הוראה לבנק לבצע העברה ותנועה זו טרם מופיעה בדפי הבנק.

תחזית המזומנים Liquidity

  • הבסיס הוא מצב המזומנים היום. Cash Position
  • אליו מתווספים Cash in Transfer , היינו, העברות שביצענו לבנק, תשלומים צפויים מכרטיסי אשראי, הפקדות של צקים, תשלום ע”י צ’קים.
  • ואז מוסיפים הכנסות / הוצאות עתידיות שיש להם וודאות עם תאריך מדויק, חשבוניות שהוצאנו ללקוחות, חשבוניות שקיבלנו מספקים, הוצאות שדווחו ע”י עובדים, מס שנצטרך לשלם.

תהליך תזרים המזומנים במערכת ByDesign Finance פיננסים, כולל את השלבים הבאים:

  1. ריצה לאיסוף הנתונים. מתזמנים גוב לבניית התזרים.
  2. בדיקה של הנתונים כולל יצירה ידנית של תנועות ( הכנסות / הוצאות) למערכת בתאריך מסוים. כך ניתן לדוגמא להזין שכר עובדים עתידי.
  3. אישור התזרים ואז הוא משוחרר, כלומר יהיה התזרים המעודכן. אפשר גם לדחות את התזרים, ליצור חדש, וכן הלאה.     

Performing Financial Closing

למערכת 3 שלבים מרכזיים לסגירה של תקופה. ניתן לסגור תנועות לכל שלב בנפרד:

Closing Steps for Operational Postings

010 – Operational Postings סגירה לפעילויות אופרטיביות במערכת.

015 – Late Operational Postings סגירה של פעולות מאוחרות – מאפשר עדיין לרשום על התקופה הקודמת

Closing Steps for Closing and Adjusting Entries

020 – Closing Entries

080 – Adjusting Entries for Income Statement by Nature of expense

Closing Steps for Balance Carryforward Entries

990 – Closing Balance

991 – Profit and Loss Calculation of Retained Earnings

001 – Opening Balance

 

מערכת ByDesign Finance פיננסים מגדירה Pre-define שלבי סגירה שיש לבצע וזה לא משנה האם מדובר בסגירה חודשית / רבעונית / שנתית , היינו תהליך זהה.

 משימות לפני סגירה

המערכת יוצרת רשימה של Task שיש לטפל בהם על מנת לבצע את הסגירה. זה כולל שני נושאים מרכזיים:

  1. תיקון של רישומים בגלל לדוגמא בעיות של Master data או לדוגמא שלא בוצע Clearing לתנועת בנק אל מול Item פתוח במערכת,
  2. ביצוע גובים שונים לפני סגירה, כמו ריצות פחת,  Carryforward  Run , Reconciliation Run ועוד.

מידע נוסף - ByDesign Finance פיננסים

לקבלת מידע נוסף פנו אל Business ERP 

לקבלת מידע טכני נוסף לחץ כאן

הנושאים הבאים יכולים לעניין אתכם:

דילוג לתוכן